Déclaration de protection des données

Introduction

Cette déclaration de protection des données présente le traitement que fait audriga GmbH des données personnelles lors du transfert d’e-mails, de contacts et d’agendas.

Définitions des termes utilisés

Pour faciliter la compréhension du texte, les termes suivants font l’objet d’une définition :

Données personnelles

Les données personnelles sont les données définies comme telles par l’article 3, al. 1 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG).

Données de référence

Les données de référence sont les données de l’utilisateur définies à l’article 14 de la loi allemande sur les médias de communication (Telemediengesetz, TMG) et nécessaires à la justification, à la réalisation du contenu ou à la modification du contrat d’utilisation établi entre audriga et l’utilisateur sur l’utilisation du service. Les données de références incluent entre autres le nom, les informations de contact et les coordonnées bancaires de l’utilisateur.

Données de compte

Les données de compte sont le nom de connexion, le mot de passe et le nom du serveur du compte e-mail qui sont nécessaires lors de l’accès à un certain stock de données.

Données de contenus

Les données de contenus sont les e-mails, les contacts, les agendas et leurs contenus (p. ex. fichiers joints) qui sont transférés d’un fournisseur à un autre à l’aide du service.

Fichiers-journaux

Les fichiers-journaux servent à consigner un certain nombre d’événements importants survenus pendant le processus de transfert. Ils sont généralement horodatés et contiennent le message du journal décrivant l’état du système ou du processus de transfert.

Processus de transfert

Le terme de processus de transfert englobe toutes les opérations que le client et l’entreprise audriga GmbH (« audriga ») devront effectuer pour transférer les données du client de son compte mail de départ à son compte mail d’arrivée.

Événement pertinent pour l’utilisateur

Par «événements pertinents pour l’utilisateur», nous entendons les événements survenant pendant le transfert sur lesquels l’utilisateur doit être informé afin de pouvoir comprendre le résultat du transfert. Cela inclut l’identification de duplicatas et la survenue imprévue d’erreurs lors du transfert de données d’utilisation. audriga peut informer l’utilisateur d’événements pertinents par e-mail.

Communication cryptée, transfert et enregistrement

Lors de la communication cryptée, du transfert et de l’enregistrement de données, audriga recourt à des procédés standard correspondant à l’état actuel de la technique. Les données de compte sont donc cryptées via le procédé AES-256. La communication s’effectuant au sein de l’infrastructure en nuage d’audriga est dotée d’un cryptage SSL, de même que la communication établie avec le fournisseur de départ et le fournisseur d’arrivée, dans la mesure où ceux-ci supportent le transfert de données cryptées. Il relève de la responsabilité de l’utilisateur de s’en assurer.

Quelles sont les données traitées?

Données de référence

Les données de référence communiquées par l’utilisateur sont traitées pour permettre l’exécution et le déroulement du transfert.

Données de compte

L’utilisateur communique ses données de compte mail du fournisseur de départ et du fournisseur d’arrivée. Ces données de compte permettent la copie des données de contenus stockées chez le fournisseur de départ et leur transfert chez le fournisseur d’arrivée.

Données de contenus

Le transfert implique la copie des données de contenu du compte mail du fournisseur de départ et leur sauvegarde dans le compte mail ouvert chez le fournisseur d’arrivée.

Fichiers-journaux

Au cours du transfert, des fichiers-journaux servant à consigner les événements pertinents pour l’utilisateur sont édités. Les fichiers-journaux consignant les événements pertinents pour l’utilisateur sont susceptibles de contenir des fragments de données de contenus permettant à l’utilisateur d’identifier sans équivoque des problèmes éventuels.

Comment sont traitées les données?

audriga traite les données personnelles de l’utilisateur exclusivement dans les limites des dispositions légales, en particulier celles définies par la TMG et la BDSG.

Données de référence

audriga traite les données de références uniquement dans la mesure où leur traitement est nécessaire à la mise à disposition et à la facturation du service, ainsi qu’à l’élaboration d’une attestation réglementaire d’exécution de prestation.

Données de compte

Les données de compte communiquées par l’utilisateur pour les fournisseurs de départ et d’arrivée sont exclusivement réservées à l’exécution du transfert commandé par l’utilisateur et elles sont supprimées après achèvement du transfert (cf. point 5.2 des conditions d’utilisation d’audriga). Au sein de l’infrastructure en nuage d’audriga, les données de compte sont enregistrées uniquement sous forme cryptée.

Données de contenus

Pendant le processus de transfert, les données de contenus sont copiées dans le compte mail mis à disposition par le fournisseur de départ pour être transférées et enregistrées chez le fournisseur d’arrivée. Les données de contenus ne sont à aucun moment enregistrées à long terme dans les installations de traitement de données de l’infrastructure en nuage d’audriga. La seule exception à cette règle concerne les fragments de données de contenus utilisés pour consigner les événements pertinents pour l’utilisateur (cf. plus haut).

Fichiers-journaux

audriga enregistre les fichiers-journaux pour être en mesure d’éliminer les erreurs et de produire une attestation réglementaire d’exécution de prestation pendant un an à compter de l’achèvement du transfert (cf. point 5.2 des conditions d’utilisation d’audriga). Au terme de ce délai, audriga supprime automatiquement ces données, sauf s’il s’avère nécessaire qu’elle les conserve plus longtemps pour effectuer les opérations décrites plus haut (p. ex. dans le cadre d’une procédure judiciaire), que l’utilisateur a consenti au prolongement de l’enregistrement de ses données, ou que cet enregistrement prolongé est autorisé par les dispositions légales.

Communication à des tiers

Pour mettre le service à la disposition de ses clients, audriga utilise l’infrastructure d’un fournisseur européen d’informatique en nuage, l’entreprise Amazon Web Services LLC, Irlande, et celle d’un fournisseur allemand d’informatique en nuage, l’entreprise domainfactory GmbH. Il existe entre audriga et ses fournisseurs d’informatique en nuage un accord portant sur le traitement des données de commande et prévoyant en particulier que le traitement de données ne s’effectue qu’au sein de l’Union européenne. Conformément aux dispositions légales encadrant la protection des données, la communication de données personnelles à des tiers ne peut s’effectuer que dans la mesure où l’utilisateur a consenti à cette communication ou qu’audriga est tenue de communiquer ces données en raison de prescriptions légales ou d’une décision émanant d’une instance juridique ou d’une autorité.

Informations complémentaires

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